EL ACTA NOTARIAL: UN VALIOSO RECURSO EMPRESARIAL

¿Qué valor probatorio tiene?

El acta notarial prueba plenamente los hechos o manifestaciones contenidas en ella, los que solo pueden contradecirse mediante tacha de falsedad. Los documentos incorporados al Registro de Protocolizaciones, adquieren fecha cierta desde su incorporación, lo que significa que su fecha debe tenerse por verdadera.
Es por sobre todo una pieza fundamental en materia probatoria; prueba por sí misma que un hecho o acontecimiento ocurrió en un determinado lugar y en un determinado momento.
Clases de actas
Las actas de declaración refieren a hechos propios (confesión) o de terceros (testimonios), y son utilizadas generalmente como prueba en procedimientos administrativos o judiciales.
Las actas de comprobación sirven para constatar hechos o circunstancias objetivas (por ej. sorteos), y también pueden ser utilizadas en juicio como prueba de incumplimientos contractuales (por ej. vicios de construcción en un inmueble).
En las diligencias de comprobación, cuando es necesario hacer valoraciones o determinar causas que exigen un conocimiento especializado, el Escribano debe valerse de peritos (arquitectos, ingenieros, etc.), quienes firman el acta responsabilizándose por su actuación y por sus manifestaciones.
Puede ser recomendable también que el perito elabore un informe de su comprobación y de sus conclusiones, que se tomen fotografías de los hechos comprobados o que se adjunte documentación para complementar la actuación (copia del contrato, orden de compra, etc.).
Las actas de notificación e intimación, tienen por fin dar noticia de algo a alguien o requerirle a una persona que haga u omita algo (por ej. intimación de pago, notificación de la rescisión unilateral de un contrato, intimación de desalojo, etc.).
Otros usos a nivel empresarial
En el ámbito empresarial las actas notariales son una valiosa herramienta para dejar constancia de procedimientos internos, reuniones, irregularidades con el personal y situaciones que vinculan a la empresa con sus proveedores, clientes o terceros en general, de las que podrían derivarse reclamaciones, como forma de preconstituir prueba en juicio.
A continuación mencionamos algunas de las situaciones en las que una empresa puede valerse de esta herramienta:
Para comprobar el estado de sus instalaciones y bienes frente a una ocupación de la empresa por sus trabajadores.
Para probar la notoria mala conducta de un trabajador, o comprobar un acoso sexual. Si estas conductas se materializan a través del uso de medios informáticos (correo electrónico, internet) o de telefonía celular (mensajes de texto), el acta notarial comprobará el uso indebido de internet, o el hecho de haberse recibido un correo o mensaje de texto, en determinada fecha y de determinado remitente, pudiendo incluso incorporarse una copia impresa de dichos mensajes.
Para probar hechos negativos, como cuando un acreedor se niega a recibir un pago, un directorio se niega a exhibir documentación a un accionista, o un organismo público se niega a dar trámite a un procedimiento o petición específica.
Para demostrar el uso indebido de una marca por parte de un tercero que no es su titular registral.
Para documentar discusiones y resoluciones adoptadas en reuniones de directorio o asamblea.
Para dejar constancia de la renuncia de un director, cuando por cualquier motivo, ésta no le es aceptada.
Para comprobar daños provocados por edificios linderos, o constatar que una obra no avanza de acuerdo al cronograma acordado.
Para dejar constancia de daños ocurridos en una fábrica o comercio a efectos de reclamar el seguro correspondiente, o de la recepción de mercadería dañada a efectos de solicitar su reposición.

DRA. ESC. K. GEORGEOGLOU